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东北四省区节水增粮行动项目档案管理办法

发布时间: 2012年10月11日   来源: 水利部


  东北四省区节水增粮行动项目档案管理办法
   办农水[2012]409号(2012年09月10日)
  第一章 总则
  第一条 为加强东北四省区节水增粮行动项目档案管理(以下简称项目档案管理)工作,实现档案管理工作科学化、标准化、规范化,根据《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》、《水利工程建设项目档案管理规定》等有关法律法规和规范性文件,结合项目实际,制定本办法。
  第二条 本办法适用于东北四省区节水增粮行动项目档案管理工作。
  第三条 本办法所称的项目档案是指在东北四省区节水增粮行动项目中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录,是应归档保存的文件材料。
  第二章 档案管理职责
  第四条 项目建设管理机构要设专门部门负责本级档案收集、整理、归档、保管等管理工作。各级项目建设管理机构档案管理部门接受同级水行政主管机关档案部门监管,指导下级项目建设管理机构档案工作。各级项目建设管理机构负责人对本级项目档案管理负总责。
  第五条 项目档案作为项目管理的重要内容,属于项目管理机构各部门及人员的职责范围。项目立项以后要立即明确项目档案的收集、整理和归档要求;在检查项目建设进度时,同时检查项目档案的收集、整理和归档情况;在项目验收时,同步检查验收项目档案的整理与归档情况。档案管理达不到规定要求的,不得进行项目验收。
  第六条 各级项目建设管理机构应加强对项目档案的保管,做好防火、防盗等保护工作,确保档案安全。
   第三章 档案的收集、整理、归档与移交
  第七条 东北四省区节水增粮行动项目档案属于科技档案范畴,应按科技档案的规范要求进行管理。
  第八条 管理类档案如项目相关的指示、通知、通报、请示、报告、批复、简报等,由文件起草人负责在成文之日起1个月内完成整理、归档工作。
  第九条 重要会议档案包括会议通知、讲话、纪要、总结等,由会议组织单位在会议结束后一周内完成有关文件材料的收集、整理与归档工作。
  第十条 前期工作档案包括项目实施方案及审查意见、项目管理规定及规范、工程招投标文件等档案,由项目管理机构技术负责人员在各项工作完成后一个月内完成整理归档。
  第十一条 项目施工档案包括施工原始记录、有关技术文件的修改、施工单位的质量检查及鉴定报告、项目竣工图、工程验收的相关报告、工程监理日志、工程建设管理检查评估报告、工程竣工验收材料及其他有价值的技术性文件材料的收集整理,应由项目管理机构及施工单位技术负责人员在各项工作完成后一个月内完成。施工单位产生的工程建设档案应在工程验收后一个月内移交项目建设管理机构。
  第十二条 项目建设重要活动产生的照片及录像等,是纸制载体档案的必要补充。项目建设、重大事件、事故,必须要有完整的影像材料归档。影像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容,并由活动组织单位或事件、事故办理单位在活动结束或事件、事故办理完结后一个月内完成归档工作。
  第十三条 归档材料的内容应完整、准确、系统,形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁,并有相关技术负责人的签字或盖章。反映建设过程中有关工程布置、型式等方面重大变更的技术材料,应同期收集、整理、归档。
   第十四条 归档的基本程序:
  (一)项目建设管理相关责任人应按照要求,及时将各自负责的项目文件材料进行收集、整理,并在规定时间内移交本级档案管理人员;
  (二)各级项目建设管理机构负责档案管理的人员对接收的档案要认真做好审核、查验工作,确保项目档案完整、准确、系统;
  (三)在归档时应编制归档文件材料目录(文件和案卷级)和档案移交单(注明移交档案类别与总量),与档案管理人员办理交接,交接双方应履行盖章、签字等手续。
  第十五条 档案管理人员应认真履行职责,督促有关部门和人员,及时按以下要求做好档案收集、整理工作:
  (一)各级项目建设管理机构必须按规定将项目建设与管理过程中形成的应归档文件材料进行收集、整理(分类、组卷、编制相关目录);
  (二)文件材料的组卷整理应当遵循文件形成规律,注意保持文件间有机联系,准确反映项目建设与管理活动的真实内容,便于档案的保管和利用;
  (三)归档的文件材料应当完整、准确、系统,其制成材料应当有利于长久保存;
  (四)所有归档的案卷与卷内目录一律用计算机打印,并需认真填写备考表;案卷采用线装(去掉金属物),要求结实美观。
  第十六条 项目档案的排列、编目应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T1182-2008)、《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)等相关规范。
  第十七条 保管期限:项目档案根据其价值可分别定为永久、定期(30年、10年)两种。
  第十八条 项目验收完成后,所有档案移交同级水行政主管部门保管,并由其负责后续档案的管理。
  第四章 档案日常管理
  第十九条 各级项目建设管理机构应重视档案工作,配备专门人员并提供必要的工作条件,确保档案工作正常开展。
  第二十条 各级项目建设管理机构要采取相应措施,保证档案安全,防止档案的破损、霉变和散失,任何单位、个人不得伪造或擅自销毁档案。
  第二十一条 各级项目建设管理机构应当建立档案统计工作台账,保证档案的连续性。档案统计工作台帐主要包括:档案数量、年度入库(归档)量、档案利用情况,档案设备设施及人员等情况。
  第二十二条 各级项目建设管理机构编制各种检索工具,最大限度地满足利用工作需要,并注重利用效果的收集。
  第二十三条 项目档案管理须同步实现电子化,并依托相应的档案管理软件,建立文件级和案卷级数据库,以方便查询、利用。
  第五章 附则
  第二十四条 本办法由水利部负责解释。
  第二十五条 本办法自印发之日起施行。
   

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